Dokumenten-Checkliste
Diese Unterlagen benötigen Sie für den Versand
Dokumenten-Checkliste für Urnenversand
Für einen reibungslosen und rechtskonformen Urnenversand – egal ob national, innerhalb der EU oder international – benötigen Sie verschiedene Dokumente. Diese Checkliste gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über alle erforderlichen Unterlagen je nach Versandziel.
Grundlegende Dokumente (alle Transporte)
Diese Dokumente werden bei jedem Urnenversand benötigt – unabhängig vom Zielort:
Sterbeurkunde
- National: Deutsche Sterbeurkunde (Original oder beglaubigte Kopie)
- EU: Mehrsprachige Sterbeurkunde empfohlen
- International: Mit Apostille versehen (Haager Übereinkommen)
Kremationsbescheinigung
- Enthält: Urnen-ID, Datum der Kremation, Krematoriums-Stempel
- Bestätigt: Identität der Asche
- Format: Original mit amtlichem Siegel
Versiegelungsnachweis
- Wird vom Krematorium ausgestellt
- Dokumentiert: Verschlussmethode, Zeitpunkt
- Wichtig für Zollkontrollen bei internationalem Versand
Zusätzliche Dokumente für EU-Versand
Beim Versand innerhalb der Europäischen Union benötigen Sie neben den Grunddokumenten:
Mehrsprachige Sterbeurkunde
- Erhältlich beim zuständigen Standesamt
- In allen EU-Amtssprachen gültig
- Beschleunigt Grenzabfertigung deutlich
Passkopie der verstorbenen Person
- Zur eindeutigen Identifikation
- Muss lesbar und vollständig sein
- Bei abgelaufenem Pass: Trotzdem gültig
Konsulargenehmigung
- Erforderlich für: Frankreich, Italien, Griechenland, Portugal
- Zu beantragen bei: Jeweiliger Botschaft/Konsulat
- Bearbeitungszeit: 3-10 Werktage
Zusätzliche Dokumente für internationalen Versand
Bei Transporten außerhalb der EU (z.B. USA, Australien, Schweiz) sind weitere Dokumente erforderlich:
Apostille
- Zu beantragen beim Regierungspräsidium/Landgericht
- Bestätigt die Echtheit deutscher Urkunden im Ausland
- Bearbeitungszeit: 3-7 Werktage
- Kosten: ca. 25-60 €
Beglaubigte Übersetzung
- Durch vereidigte/n Übersetzer/in
- Erforderlich u.a. für: China, Japan, Brasilien, Türkei
- Wir vermitteln geprüfte Übersetzer
Zolldokumente
- Commercial Invoice (Handelsrechnung)
- Packing List (Inhaltsverzeichnis)
- Airwaybill (Luftfrachtbrief)
- Diese Dokumente erstellen WIR für Sie
Beisetzungsgenehmigung
- Erforderlich bei Ländern mit Friedhofspflicht
- Ausgestellt vom Zielfriedhof oder Bestatter vor Ort
- Nicht erforderlich bei Seebestattung oder privater Beisetzung (wo erlaubt)
So funktioniert die Dokumentenabwicklung
Wir unterstützen Sie Schritt für Schritt bei der Beschaffung und Prüfung aller erforderlichen Dokumente:
1. Beratung & Anforderungsanalyse
2. Dokumente zusammenstellen
3. Dokumentenprüfung durch CREMEXX
4. Vorbereitung der Zolldokumente
5. Transport mit vollständiger Dokumentation
Besondere Anforderungen nach Zielland
Einige Länder haben spezielle Dokumentenanforderungen. Hier eine Übersicht der häufigsten Ziele:
| Land | Besonderheiten | Zusätzliche Dokumente |
|---|---|---|
| USA | Apostille erforderlich | Passkopie, ggf. Beisetzungsgenehmigung |
| Australien | Sehr strenge Einfuhrbestimmungen | Apostille, Importgenehmigung, Bestatter vor Ort erforderlich |
| Schweiz | Freigabe der Gemeinde nötig | Beisetzungsgenehmigung des Zielorts |
| Türkei | Konsularbeglaubigung erforderlich | Übersetzung ins Türkische, Konsularbescheinigung |
| Thailand | Botschaftsgenehmigung erforderlich | Einladungsschreiben des Bestattungsunternehmens vor Ort |
| Brasilien | Übersetzung zwingend | Beglaubigte Übersetzung (Portugiesisch), Konsulargenehmigung |
| Japan | Sehr detaillierte Dokumentation | Übersetzung (Japanisch), Bestatter vor Ort, Beisetzungsnachweis |
| Frankreich | Konsulargenehmigung (auch innerhalb EU) | Genehmigung der französischen Botschaft |
Ihr Zielland nicht dabei? Kein Problem! Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie zu den spezifischen Anforderungen für über 200 Zielländer weltweit.
Häufig gestellte Fragen zu Dokumenten
Wo bekomme ich eine Apostille?
Die Apostille wird vom zuständigen Regierungspräsidium oder Landgericht ausgestellt. Welche Behörde zuständig ist, hängt vom Bundesland ab. Die Bearbeitungszeit beträgt 3-7 Werktage, die Kosten liegen bei ca. 25-60 €. Wir beraten Sie gerne zu den Anlaufstellen in Ihrer Region.
Kann ich die Dokumente digital einreichen?
Ja, für die erste Prüfung können Sie uns alle Dokumente gerne per E-Mail als Scan zusenden. Die Originale bzw. beglaubigten Kopien benötigen wir jedoch spätestens bei Versandstart, da diese der Sendung beiliegen müssen.
Was passiert, wenn Dokumente fehlen oder fehlerhaft sind?
Wir prüfen alle eingereichten Dokumente sorgfältig vor Versandstart. Sollte etwas fehlen oder fehlerhaft sein, informieren wir Sie umgehend und helfen bei der Beschaffung bzw. Korrektur. Der Transport startet erst, wenn alle Unterlagen vollständig und korrekt vorliegen.
Muss ich die Zolldokumente selbst erstellen?
Nein! Bei internationalen Transporten übernehmen wir die komplette Erstellung aller Zolldokumente (Commercial Invoice, Packing List, Airwaybill) für Sie. Sie müssen sich um nichts kümmern – das ist im Preis inbegriffen.
Wie lange ist eine Apostille gültig?
Eine Apostille hat keine Ablaufdatum und ist unbegrenzt gültig. Sie bestätigt lediglich die Echtheit der Urkunde zum Zeitpunkt der Ausstellung. Wichtig ist, dass die Sterbeurkunde selbst aktuell ist.
Wer hilft mir bei Übersetzungen?
Wir arbeiten mit einem Netzwerk geprüfter, vereidigter Übersetzer zusammen und vermitteln Ihnen gerne den passenden Kontakt. Die Übersetzungskosten sind nicht im Transportpreis enthalten, liegen aber i.d.R. zwischen 50-150 € pro Dokument.